Breaking News

Project manager + BPM = оптимальное решение?

Различия между процессным и проектным подходами – одна из актуальных тем для обсуждения в среде бизнес-аналитиков и экспертов.

На первый взгляд, между ними нет ничего общего, так как в их основе лежат абсолютно разные сущности:

Управление проектами – это постоянное балансирование между сроками, объемами и бюджетами на пути к уникальному результату. При этом алгоритмы, фиксирующие все шаги на пути к цели, отсутствуют, что повышает риск нарушения сроков, превышения расходов и т.д.
Бизнес-процесс, напротив, объединяет в себе комплекс взаимосвязанных возобновляемых типовых процедур, направленных на достижение измеримого результата с учетом имеющихся ресурсов в указанные сроки.

Сочетание подходов

В развитии компании наступают такие моменты, когда четкая грань между процессным и проектным подходами размывается. Как показывает практика, это не вредит бизнесу, а напротив, повышает его успешность.

Так, внедрение процессного подхода в проектной компании позволяет четко регламентировать сроки, этапы и бюджет проектов. Типовые проекты, схожие по структуре, стандартным процедурам и направленные на достижение аналогичных результатов, превращаются в бизнес-процессы, поставленные на поток.

В свою очередь, внедрение проектного подхода в процессную модель позволяет повысить качество и эффективность работ по проекту, если компании нужен нетиповой, специфичный результат.

Если перенести обсуждение этого вопроса в плоскость ИТ-решений, то применение BPM (методологии процессного подхода к управлению) в системе управления проектами позволяет многократно увеличить оперативность, прозрачность и предсказуемость работ, выполняемых в рамках проекта.

Обзор систем управления проектами

Я решил выяснить, насколько удачно современные системы управления проектами сочетают в своем арсенале средства Project Management’a и BPM, соответствуя требованиям сегодняшнего дня. «Удачно» в моем понимании означает: без перекоса в сторону того или иного подхода и с соблюдением оптимального баланса между ними.

Выделил для себя несколько простых критериев для сравнения систем:

Удобство интерфейса под этим я понимал простоту и понятность навигации)
Наличие понятного и удобного task-management’а – сервиса постановки задач
Наличие планировщика
Удобство средств коммуникаций между пользователями внутри системы
Наличие инструментов управления бизнес-процессами
Возможность адаптировать систему под специфическую сферу деятельности
Наличие инструментов мониторинга и визуализации движения проекта
Консолидация информации по проекту (создание единого информационного пространства)

Из широкого арсенала систем управления проектами я выбрал 6:

ProjectMate
ELMA Проекты+
Project Kaiser
Spider Project
Первая форма
Мегаплан

ProjectMate

Продукт ProjectMate позиционируется разработчиками как комплексная система управления проектной деятельностью и взаимодействием между сотрудниками. Также функционал системы включает в себя инструменты учета рабочего времени и ведения биллинга.

Удобство интерфейса

Модуль управления проектами отличается простотой и удобством навигации. Информация о проектах выдержана в строгом иерархическом порядке.

Управление задачами

В разделе «Задачи» представлено два типа задач: «Мои задачи» и «Все». Соответственно, к первому типу относятся задачи, назначенные данному пользователю, а ко второму – задачи по всем проектам компании.

Планировщик

Для контроля сроков по задачам и поручениям предусмотрен планировщик задач, реализованный на базе календарей Microsoft Outlook. С его помощью удобно контролировать общий ход работ по проектам:

Планировщиком можно пользоваться и при планировании личного рабочего времени. При этом сотрудник указывает информацию о проекте, в рамках которого он выполняет то или иное действие.
Указание точных временных рамок задач осуществляется с помощью механизма таймеров.

Коммуникации

Роль ленты внутренних новостей компании выполняет компонент «Объявления», расположенный в панели действий. Возможностью публикации объявления пользователь наделяется в соответствии с правами доступа.
Сервис мгновенного обмена сообщениями между участниками проекта в системе несколько отличается по своему исполнению от традиционных мессенджеров.
Во-первых, он привязывается не к конкретным пользователям, а к отдельным элементам системы (документам, отчетам, записям).

Во-вторых, мессенджер предусматривает прием входящих сообщений и уведомлений о встречах, поручениях, бронировании ресурсов или создании объявлений, но не фиксирует исходящие сообщения пользователя.
В-третьих, так как мессенджер привязан к отдельным аспектам проекта, то он не является самостоятельным компонентом системы. В навигационной структуре системы он спрятан довольно «глубоко» и является одним из элементов мини-органайзера «Дела на сегодня»:

Кроме того, пользователь может оставлять комментарии к отдельным записям по проекту:

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами ограничено механизмом «непрерывного биллинга».

«Непрерывный биллинг» — это сквозная цепочка мероприятий, состоящая из нескольких этапов:
планирование времени
учет и контроль времени
формирование отчета и счета
контроль оплаты
управление эффективностью сотрудников и прибыльностью компании.

Все эти возможности представлены в модуле «Биллинг».

Структура проекта может быть сколь угодно сложной и включать в себя множество подпроектов – учет времени и ведение отчетности по нему будет вестись в едином ключе.

Адаптация к специфике бизнеса

Являясь интегрированным бизнес-решением, поддерживающим взаимодействие с Microsoft Project, ProjectMate гибко адаптируется к специфике любой сферы бизнеса. Системой пользуются проектные, юридические, аудиторские, консалтинговые и другие компании.

Визуализация и мониторинг

Для отслеживания сроков и бюджетов по проекту и наглядного отображения динамики его реализации предусмотрены различные инструменты визуализации. Один из них – диаграмма Ганта:

Консолидация данных

Имеются каналы обмена сообщениями и документами, доступна общая информация по проектам (включая мероприятия и сроки их реализации), что позволяет получать оперативную информацию о статусе проектов и задач.
Но есть и серьезный недочет: отсутствует строка поиска данных и документов.

Вывод

В ProjectMate нашли отражение отдельные наработки BPM-систем. Однако они несут, скорее, характер точечных заимствований, а не органично встроенных в систему механизмов оптимизации проектных работ.

ELMA Проекты+

В системе ELMA Проекты+ наряду с классическими инструментами проектного управления (реестр проектов, бюджетирование финансов и трудозатрат и т.д.) задействован широкий арсенал BPM-средств, которые позволяют поставить реализацию проектов «на поток».

Кроме того, ведение проектов упрощают функциональные возможности по интеграции документов, обмену сообщениями, контролю рисков, и ведению базы знаний проектов.

Удобство интерфейса

Я не углублялся в тематику проектного управления, которая была детально проработана в этой системе, а ограничился изучением базового функционала ELMA Проекты+. При общем ознакомлении отметил для себя следующие особенности интерфейса:
пользователь может настраивать элементы навигации профиля (портлеты, ссылки, отображение задач) по своему желанию и потребностям;
доступность всех ключевых элементов системы (сообщения, задачи, календарь) на главной странице портала;
наличие удобного фильтра для поиска нужных файлов и задач в системе по различным атрибутам. Есть стандартный и расширенный варианты поиска:

Все компоненты системы находятся, что называется, «под рукой», но при этом рабочее пространство не перегружено компонентами.

Управление задачами

Сервис управления задачами в системе информативен и прост в работе. Задачи могут создаваться в рамках проекта, что отображается в их описании. Таким образом, участник проекта видит, какова его зона ответственности в реализации данного проекта, в соответствии с чем расставляет приоритеты в своей деятельности:

Планировщик

Для эффективного тайм-менеджмента в системе предусмотрено календарное планирование мероприятий. Я могу запланировать мероприятия на определенную дату и время, отобразив важную информацию по нему в своем календаре.

В системе можно отслеживать, насколько успешно и оперативно выполняется календарный план по текущему проекту:

Выполнение поставленных задач отслеживается в системе с точностью швейцарских часов.

Коммуникации

Существует множество каналов взаимодействия между участниками проекта (персональные, проектные, каналы для общения со специалистами). Благодаря этому, можно в свободной форме обсуждать детали проектов и обмениваться идеями:

Управление бизнес-процессами

Управление проектом осуществляется в строгом соответствии с логикой его жизненного цикла. ELMA – это система класса BPM, поэтому регулирование бизнес-процессов – ее «конек». Процессы могут выстраиваться в той логике, которой требует специфика данного бизнеса.
В каждом проекте выделяются и четко фиксируются стадии его реализации, переходами между которыми и служат бизнес-процессы. Каждая стадия проекта привязана к определенной дате календарного плана, что облегчает контроль соблюдения сроков.

Для отслеживания бюджета проекта по этапам и стадиям реализации проекта есть специальный раздел, куда вносятся все затраты и статьи дохода компании:

На основании введенных данных по каждой статье формируется сводная статистика плановых и фактических доходов и расходов:

Для проектов, которые реализуются по устоявшейся аналогичной схеме, предусмотрены шаблоны проектов – инструмент, который, как мне кажется, позволяет внести в проектную деятельность преимущества бизнес-процессов – четкую регламентируемость и предсказуемость.

Адаптация к специфике бизнеса

Для быстрой регистрации типовых (то есть наиболее распространенных) проектов предприятия используются готовые шаблоны проектов, которые предусматривают ряд стандартных процедур, выполняемых из проекта в проект по единой схеме.

Это позволяет экономить время регистрации проекта и настроить проектный конвейер в соответствии со спецификой деятельности компании.
Приложение Проекты+ поддерживает интеграцию с MS Project. При помощи мастера импорта файлов проект (в MPP-формате) автоматически загружается в приложение с сохранением всех внесенных данных, на основе чего формируется план проекта.

После того, как проект перенесен в приложение, по нему можно создавать задачи с указанием конечного исполнителя, статус которых отслеживается при помощи специальных маркеров. В программе Проекты+ предусмотрены удобные инструменты визуализации проектного плана и возможность отслеживать процент его выполнения на каждой стадии.

Иногда стратегические цели компании меняются, что влечет за собой необходимость пересмотра плана проекта. В этом случае файл, импортированный в систему, можно выгрузить обратно в MS Project для его доработки.

Так как система Проекты+ легко адаптируется под специфическую сферу деятельности и взаимодействует с другими системами учета, ей могут пользоваться и в крупной проектной организации, и в небольшой компании, ориентированной на процессный подход.

Кроме того, судя по информации на сайте компании ELMA, на базе Проекты+ и других модулей системы ведется разработка отраслевых решений для различных сегментов бизнеса. Это говорит о многом.
https://gorod24.online/russian/news/251822-obzor_vrm_sistemyi_Projecto.html

More from my site

Top